Careers

Administration

Documentalist - Administration area

Back

Process in the Interviews phase

Download PDF

ENGLISH VERSION

The mission of the Catalan Institute of Nanoscience and Nanotechnology (ICN2) is to achieve the highest level of scientific and technological excellence in Nanoscience and Nanotechnology. Its research lines focus on the newly-discovered physical and chemical properties that arise from the behaviour of matter at the nanoscale. ICN2 has been awarded with the Severo Ochoa Center of Excellence distinction during three consecutive periods (2014-2018, 2018-2022 and 2023-2026). ICN2 comprises 20 Research Groups, 7 Technical Development and Support Units and Facilities, and 2 Research Platforms, covering different areas of nanoscience and nanotechnology.

Job Title: Documentalist

Department: Administration Area

Main Tasks and Responsibilities:

The person, who will join the institute's management area and, within the framework of the digitization of its services, will be in charge of the following tasks:

  • Maintenance and further development of the digital document repository based on Athento software, including the digitization of institutional documents currently in physical archives.
  • Incorporating ViaFirma into the archiving processes
  • Maintenance of the research publication repository in iMarina, including advanced curation of data.
  • Uploading the information in the DDD (UAB open access repository)
  • Enhancement of documents with specific metadata, defined by the digitization strategy
  • Generation of document management protocols
  • Review and update of the central physical files
  • Classification of official documentation and destruction of obsolete documentation
  • Creation of a virtual library for ICN2's publications and documents
  • Data management and curation per institutional reports (power BI and other software).
  • Technical support for the ICN2 Manager including the digitalisation of institutional documents.

Requeriments:

  • Education:

Master in "Biblioteconomía" or similar

  • Knowledge

Fluent in both English and Catalan (Advanced Levels).

Previous experience with Athento, Viafirma and iMarina will be a plus.

  • Professional Experience

At least 1 year in a similar position

  • Personal Competences

Meticulous, multi-task capacity, proactivity

Summary of conditions:

  • Full time work (37,5h/week)
  • Contract Length: Permanent*
  • Location: Bellaterra (Barcelona)
  • Salary will depend on qualifications and demonstrated experience.
  • Support to the relocation issues.
  • Life Insurance.

Estimated Incorporation date: April 2023

This Job position is following the requirements of Law 20/2021, de 28 de December, measures urgent for the reduction of temporary employment in the public sector.

How to apply:

All applications must be made via the ICN2 website and include the following:

  1. A full CV including contact details.
  2. 2 referee contacts.
  3. 2 Reference letters or referee contacts.

Deadline: 15th January 2023

Equal opportunities:

ICN2 is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion of people with disabilities.

ICN2 is following the procedure for contract of people with disabilities according with article 59 of the Royal Decree 1/2015, of 30 of October.

CATALAN VERSION

La missió de l'Institut Català de Nanociència i Nanotecnologia (ICN2) és assolir el màxim nivell d'excel·lència científica i tecnològica en Nanociència i Nanotecnologia. Les seves línies de recerca se centren en les propietats físiques i químiques recentment descobertes que sorgeixen del comportament de la matèria a escala nanomètrica. ICN2 ha estat guardonat amb la distinció Centre d'Excel·lència Severo Ochoa durant tres períodes consecutius (2014-2018, 2018-2022 i 2023-2027). L'ICN2 consta de 20 Grups de Recerca, 7 Unitats i Instal·lacions de Desenvolupament i Suport Tècnic, i 2 Plataformes de Recerca, que cobreixen diferents àrees de la nanociència i la nanotecnologia.

Títol del treball: Documentalista

Departament: Àrea d'Administració

Principals tasques i responsabilitats:

La persona, que s'incorporarà a l'àrea de gestió de l'institut i, en el marc de la digitalització dels seus serveis, s'encarregarà de les següents tasques:

  • Manteniment i desenvolupament posterior del dipòsit de documents digitals basat en el programari Athento, inclosa la digitalització de documents institucionals actualment en arxius físics.
  • Incorporació de ViaFirma als processos d'arxivament
  • Manteniment del repositori de publicacions de recerca a iMarina, inclosa la curació avançada de dades.
  • Carregant la informació al DDD (repositori d'accés obert de la UAB)
  • Potenciació dels documents amb metadades específiques, definides per l'estratègia de digitalització
  • Generació de protocols de gestió documental
  • Revisió i actualització dels fitxers físics centrals
  • Classificació de la documentació oficial i destrucció de la documentació obsoleta
  • Creació d'una biblioteca virtual de publicacions i documents de l'ICN2
  • Gestió i cura de dades per informes institucionals (power BI i altres programaris).
  • Suport tècnic al Gestor ICN2 inclosa la digitalització de documents institucionals.

Requisits:

  • Educació:

Màster en "Biblioteconomía" o similar

  • Coneixement

Domini tant en anglès com en català (nivells avançats).

L'experiència prèvia amb Athento, Viafirma i iMarina serà un avantatge.

  • Experiència professional

Almenys 1 any en una posició similar

  • Competències personals

Meticulós, capacitat multitasca, proactivitat

Resum de condicions:

  • Jornada completa (37,5h/setmana)
  • Durada del contracte: permanent*
  • Lloc: Bellaterra (Barcelona)
  • El sou dependrà de les qualificacions i experiència demostrada.
  • Suport als problemes de trasllat.
  • Assegurança de vida.

Data estimada d'incorporació: abril de 2023

Com aplicar:

Totes les sol·licituds s'han de fer a través del lloc web de l'ICN2 i incloure el següent:

  1. Un currículum complet amb dades de contacte.
  2. 2 contactes d'àrbitre.
  3. 2 Cartes de referència o contactes amb l'àrbitre.

Termini: 15 de gener de 2022

Aquest lloc de treball segueix els requisits de la Llei 20/2021, de 28 de desembre, de mesures urgents per a la reducció de la temporalitat a l'ocupació pública.

Igualtat d'oportunitats:

ICN2 és una empresa d'igualtat d'oportunitats compromesa amb la diversitat i la inclusió de les persones amb discapacitat.

L'ICN2 segueix el procediment de contractació de persones amb discapacitat segons l'article 59 del Reial Decret 1/2015, de 30 d'octubre.

Process in the Interviews phase

Download PDF